Partager en ligne les documents et les informations entre le cabinet et ses clients

Le partage en ligne de documents et d’information, l’interactivité de ces partages, sont les fondements du changement d’image du cabinet et du développement de nouvelles missions. Il existe plusieurs niveaux de partage et d’échange.

1.   Les dossiers partagés du type « Dropbox », « Google drive » ou Microsoft One Drive »

Le client met les images à disposition de son expert en les plaçant dans un dossier partagé sur internet. Le cabinet les récupère, puis va les entrer dans son logiciel de gestion d’images. Cette solution n’apporte rien en retour au client, sinon que le cabinet peut  mettre à sa disposition les bulletins de paie, les déclarations et autres documents. Ces logiciels sont gratuits en deçà d’une certaine taille généralement insuffisante pour une utilisation professionnelle.

2.   Les dossiers partagés sur des sites de partage de documents et d’échanges d’informations

Ces sites sont un progrès notable dans le partage en ligne de documents numérisés, l’échange d’information entre le client et les collaborateurs. Ils intègrent, pour la plupart, une numérisation prise en charge par le client. Le leader dans le domaine semble être la société Knowings qui propose plusieurs fonctionnalités majeures pour les cabinets (la Gestion documentaire, un espace collaboratif, une gestion des connaissances, un réseau social d’entreprise). D’autres éditeurs proposent également des solutions collaboratives intéressantes. La société Yooz, offre une solution de reconnaissance optique des factures, de workflow et de génération automatique d’écritures. Mycompanyfiles, Vealis et d’autres offrent  un espace partagé de gestion documentaire simple et accessible par tous. Enfin, la plupart des éditeurs de logiciels professionnels offrent maintenant la gestion des images sur le serveur du cabinet, et certains sur un portail.

Ces sites révolutionnent la gestion des échanges entre l’expert et ses clients. Ils présentent cependant des limites, venant des insuffisances des logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR) et du cout de saisie des informations (méta données) incluses dans les images (le client doit lui-même indexer ses images). Ils ne permettent pas non plus au cabinet de partager avec ses clients les informations connectées avec les logiciels de  comptabilité, les tableaux de bord, etc.

3.    Le site du cabinet 2.0, ou le futur cabinet virtuel

Le site du cabinet virtuel sera le lieu de consultation, indexation et stockage des documents partagés et d’échange d’information entre le cabinet, ses sous-traitants (paie, comptabilité, autres), et ses clients. Il sera la vitrine du cabinet où il proposera ses compétences à ses clients et aux visiteurs.

Il mettra à disposition  des acteurs concernés non seulement les documents, mais aussi de plus en plus de modules d’aides à la gestion de l’entreprise et de son dirigeant, nécessitant ou non un accompagnement. Il aura pour objet d’augmenter notablement les échanges entre le client et le cabinet, afin de conforter l’image technique et conseil de ce dernier et donc de faciliter et doper le développement de nouvelles  missions.

Ce type de site  -nouvelle génération-  gérera plusieurs domaines, (la liste n’est exhaustive) :

  • Les images du dossier, introduites sur le site par le client, avec une forte capacité de recherche, l’archivage aux normes. Cette fonction pourra proposer un workflow pour faciliter les processus interne du client (ex : le bon à payer)
  • Les informations issues des bases comptables et CRM du cabinet: consultation de la comptabilité en ligne, tableaux de bord et indicateurs, balances âgées, échéancier de paiement, alertes par mail, identification des besoins du client
  • Les modules de production : planning des taches au plus tard, par responsable, relance automatique, tableau des pièces manquantes à compléter, les suivis de la sous-traitance.
  • Les modules utiles à la gestion : préparation et suivi du budget, simulateurs

Cette offre devra être à la portée des petits cabinets, en termes de prix et de facilité d’utilisation.

Il n’existe pas encore d’offre de ce type, à notre connaissance.

4.    Les sites collaboratifs des sous-traitant offshore

Peu de sous-traitants offshore proposent un site collaboratif capable de gérer les échanges entre le sous-traitant, le cabinet et ses clients, et de donner aux cabinets une nouvelle image et les outils pour développer de nouvelles missions. La société Scriptura est parmi ceux-là.

Quand il existe, le site doit pouvoir s’insérer dans celui du cabinet, ou  se mettre à ses couleurs (marque blanche).

Il doit assurer pour le cabinet et pour ses clients, selon le choix de l’expert:

Fonctions proposées par le site

sous-traitant

cabinet

clients

Marque du site

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Numérisation  et envoi des images

X

X

Gestion des images

X

X

X

Échanges cabinet / sous-traitant

X

X

Comptabilisation, révision

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X

Planning de suivi des dossiers

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X

Planning des taches du dossier

X

X

X

Recherche des pièces manquantes

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X

Consultation de la comptabilité

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X

Préparation du budget

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X

Tableaux de bord, indicateurs

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Simulateurs

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Autres échanges pour d’autres missions

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