Les caractéristiques du processus de tenue

1.  Le processus traditionnel

Il se caractérise par le déplacement des pièces du client chez l’expert (effectué par le client ou le collaborateur qui se déplace) où elles sont réceptionnées et classées, ou par la visite mensuelle du collaborateur chez le client. Elles sont ensuite comptabilisées chez l’un ou l’autre. Comptabilisées au Cabinet, il faudra encore poser un certain nombre de questions au client par téléphone ou au cours de visites. La finalisation du dossier inclut la préparation du dossier de travail et sa révision avec encore un accès nécessaire aux pièces papiers pour vérification.

2.  Les éléments caractérisant le nouveau processus

Plusieurs éléments caractérisent le nouveau processus et vont permettre, en les combinant pour une meilleure allocation des taches, d’optimiser le cout et la qualité de la prestation comptable.

2.1   La dématérialisation

C’est un élément clef, sans lequel les autres éléments ne pourraient exister. La dématérialisation est maintenant une tache banalisée, pratiquée par de nombreuses entreprises et cabinets. La qualité des scanners, leurs couts, la facilité d’utilisation des logiciels de numérisation, sont autant de facteurs qui ont facilité ce développement. Pratiquement tous les logiciels professionnels intègrent une fonction de gestion des images (GED)

2.2   La numérisation, oui, mais par qui ?

La tache de numérisation peut être faite au cabinet. L’investissement matériel est de l’ordre de 2 500 à 4 000 € pour un scanner pouvant traiter efficacement les volumes d’un cabinet moyen (vitesse d’au moins 30 pages à la minute, capacité à traiter les différents formats et grammages de pièces sans bourrer, scan recto/verso, détection des blancs et des doubles, etc.). Bien entendu, le cout le plus important réside dans le cout du personnel chargé de numériser les dossiers. Une statistique établie sur plus de 1 000 dossiers de taille moyenne (environ 600 images et 2 000 lignes d’écriture) montre qu’il faut 90 minutes de préparation des pièces (ôter les agrafes, enlever les pièces non comptables, vérifier la bonne lisibilité, l’exhaustivité, etc.), et 30 minutes de passage au scanner, soit un cout moyen de 2 heures auquel il faut ajouter le cout de collecte des pièces papier, de rangement, manipulation, classement, etc., soit 3 à 4 heures par dossier. Ce coût de 3 à 4 heures de temps de collaborateur par dossier, peut être délégué au client. Il lui faut simplement un PC et un scanner de petite taille (de 100 à 450 €). De plus en plus de TPE sont équipés de PC et d’appareils multifonction (copie-scan-fax-imprimante). Il faut que le client trouve un intérêt à la numérisation : réduction des déplacements, gains de temps grâce à la GED, éventuellement réduction du cout de la saisie, etc. De plus en plus de logiciels en mode SaaS[2]proposent cette option de partage de travail.

2.3   La pré-comptabilisation

Les pièces (images) sont ensuite destinées à la comptabilisation. Le processus de comptabilisation (saisie) peut être découpé en deux parties :

  • a pré-comptabilisation qui affecte à des pièces telles que les factures clients, fournisseurs et relevés de banque, les éléments permettant ensuite à des automatismes pré-paramétrés de générer les écritures pour les enregistrer. Cette affectation est parfois dénommée ‘indexation’
  • La comptabilisation proprement dite qui consiste à intégrer dans un logiciel de comptabilité les écritures concernant ces pièces.

La pré-comptabilisation est relativement simple à paramétrer pour les factures, elle l’est beaucoup moins pour les relevés et pièces de banque.

Les factures

Les éléments caractéristiques figurant sur les factures (Raison sociale, date, numéro, montants, etc.) peuvent être reconnus par un logiciel d’OCR[3]ou au contraire affectés à l’image par une action humaine. Les techniques d’OCR ne sont pas encore suffisamment au point pour assurer une lecture avec un taux d’erreur acceptable pour la grande majorité des images que l’on trouve dans les cabinets. Un test sur plusieurs centaines d’images numérisées dans plusieurs cabinets donne des résultats inferieurs à 30 % de reconnaissance satisfaisante avec des logiciels spécialisés, notés comme étant les plus performants du marché. L’affectation des informations aux images, permettant la pré-comptabilisation doit donc être faite, de préférence, manuellement. Une partie des automatismes comptables existent déjà depuis longtemps dans certains logiciels professionnels, où l’on peut paramétrer les écritures de charges ou produits, TVA et tiers en fonction du nom du tiers, client ou fournisseur. L’intérêt de ces automatismes est qu’ils ne requièrent pas de connaissance comptable. L’inconvénient est qu’ils ne fonctionnent plus dans les cas ou une pièce doit générer plusieurs comptes de charges ou de produits puisqu’il faut alors affecter une ligne à un compte. Il n’y a pas, non plus, à notre connaissance, d’automatismes permettant d’identifier l’imputation en immobilisation, de gérer les comptes de TVA en fonction des règles fiscales de type véhicule de tourisme, etc. En outre, le paramétrage doit être spécifique au plan comptable de chaque dossier. C’est donc un automatisme ne pouvant fonctionner dans tous les cas et qui demande un contrôle par le professionnel. Il permet néanmoins d’économiser une partie de temps de saisie.

Les pièces de banque

Pour les relevés de banque, ces automatismes sont beaucoup plus complexes à mettre en place. Il faut les traiter en OCR (Reconnaissance optique de caractères) ou les importer de la banque afin de les avoir sous forme électronique utilisable, puis pouvoir affecter un compte à chaque ligne du relevé. L’affectation de comptes peut être paramétrable en fonction du libellé de l’opération, mais il est impossible de prévoir tous les libellés et surtout, n’étant pas normés, le paramétrage est spécifique à chaque banque. Le délai de mise en place est un investissement temps assez lourd, et il faut ensuite compléter ce que la machine n’aura pu traiter, soit environ 50% des mouvements d’un relevé. Cette solution génère une économie partielle du temps de saisie des banques, mais n’apporte pas une solution définitive au problème de saisie.

Les autres types de pièces

Ce sont les pièces des catégories fiscales, sociales, juridiques, etc. Il n’existe pas, aujourd’hui, d’automatismes permettant de les pré-comptabiliser, à l’exception des OD de paie qui peuvent être récupérées en sortie du logiciel de paie.

Qui peut faire la pré-comptabilisation ?

La pré-comptabilisation peut être réalisée par trois acteurs différents :

  • Le cabinet grâce aux automatismes existant dans son logiciel professionnel. Il va ainsi gagner en productivité sur la saisie. Ces automatismes sont intégrés dans les logiciels professionnels.
  • Le client, dans la mesure où il va numériser ses pièces, les stocker sur le site de son expert et effectuer lui-même les affectations des informations. Cela demande du temps au client, ce qu’il n’est pas toujours disposé à donner, et un temps minimum de vérification par le collaborateur. D’autre part, cela risque de dévaloriser encore la mission de tenue, le client pensant avoir fait l’essentiel du travail.
  • La « plateforme externalisation » qui peut effectuer ce travail pour le compte du cabinet et à un prix ‘offshore’ si elle se trouve dans un pays à bas cout. Dans ce cas, le cabinet ne demande au client que la tache de numérisation. Le gros avantage de cette solution est que la pré-comptabilisation peut être faite ‘offshore’ pour toutes les pièces, et pas seulement limitée aux factures. Compte tenu du faible niveau de coût, la plateforme peut proposer aussi le contrôle de la tenue avec le rapprochement de banque et le pointage des tiers. L’expert reçoit alors les écritures de tenue (avec liaison aux images), importées dans son propre logiciel professionnel. Il est aussi possible d’aller encore plus loin et le dossier complet incluant les écritures d’inventaire et le dossier de travail peut être établi. L’expert n’a alors plus qu’à réviser le dossier rapidement grâce aux liens avec les images résidant sur le site et au dossier de travail informatisé. Cette solution est certainement la plus efficace et la plus économique pour le cabinet.

2.4   Les demandes de renseignement

Le processus de tenue génère deux types de demandes d’information : Les demandes liées à l’exhaustivité des pièces, leur légitimité et régularité. Ces demandes vont résulter directement du processus de pré-comptabilisation et les demandes d’information nécessaires pour la tenue et l’établissement du bilan. Ces deux types de demandes peuvent être sous traitées. La solution la plus évoluée consiste à utiliser le site internet pour les échanges d’information entre le client et le demandeur, qu’il soit le cabinet ou la plateforme d’externalisation. Cette solution génère un gain de temps appréciable pour le cabinet.

2.5   La comptabilisation

La comptabilisation peut être faite par le cabinet ou la plateforme offshore. L’utilisation de la sous-traitance doit évidemment être justifiée par une meilleure utilisation des heures chères, réaffectées à des taches à plus forte valeur ajoutée, et remplacées par des heures à bas cout pour les taches à faible valeur ajoutée, voir à valeur retranchée. Il est possible de simuler les gains réalisables par une sous-traitance. Le site www.scriptura.biz  propose un outil simple de simulation pour un dossier moyen représentatif d’un portefeuille. Cette simulation indique que le gain permis par la sous-traitance dans le cas de la simple tenue est d’environ 50 % du prix de vente, et de plus de 100 % dans le cas d’une sous-traitance totale du dossier à l’exception de la révision finale et de la réunion client dont la responsabilité est celle du cabinet, maitre d’ouvrage et responsable. Il faut noter que le gain inclut non seulement le Boni réalisé (ou la diminution de mali) mais aussi et surtout la libération d’heures affectées à d’autres dossiers ou d’autres investissements (développement, par exemple).


[2] Software as a Service (SaaS) est un concept consistant à proposer un abonnement à un logiciel plutôt que l’achat d’une licence. De plus en plus d’offres SaaS se font au travers du web. (Wikipedia)

[3] Optical Character Recognition ou reconnaissance optique de caractères (ROC)