Le choix du partenaire offshore est un acte décisif

Le bon modèle économique réside dans une allocation optimale des taches entre le cabinet, le client et la plateforme offshore, afin de réduire les couts et d’utiliser au mieux ses propres ressources. L’offre de sous-traitance est abondante. Elle n’a pas atteint la maturité nécessaire. La sélection est nécessaire, voire indispensable pour éviter les déconvenues, déjà constatées à de nombreuses reprises. Le choix du partenaire offshore est essentiel pour la réussite d’un projet engageant le cabinet.

1 Les critères périphériques

1.1 La distance

La distance entre le cabinet et son sous traitant n’est pas un critère. Les liaisons actuelles effacent les distances. En outre, il est rare que l’on se déplace pour aller voir le sous traitant. Tout se fait grâce à la dématérialisation des pièces et aux logiciels sur internet.

1.2 La liaison internet

La qualité de la liaison internet est un critère très important puisque toute l’information est véhiculée par ce moyen. La dimension de la bande passante doit être suffisante pour les échanges de fichiers, dans les deux sens, et pour les accès internet. L’hébergement du site collaboratif chez un fournisseur localisé en France et proposant toutes les garanties en matière de sécurité et de sauvegardes est un avantage important. Dans le cas de traitements à distance via le mode TSE, l’utilisation de logiciels de prise en main de PC ou serveur à distance, il faut aussi un minimum de bande passante, 1 méga minimum étant un bon critère.

2 Choisir le meilleur modèle économique

Le gain maximal pour le cabinet est réalisé lorsque toutes les heures à cout élevé auront été réaffectées sur des taches mieux facturées et remplacées par des heures à faible cout. Cette règle suppose donc le déport de toutes les taches délégables vers la plateforme située dans un pays à faible cout de main d’œuvre. Ce déport ne peut se faire que si d’autres critères de sécurité, qualité et efficacité sont satisfaits.

3 La sécurité

3.1 Site et les images

Le processus de tenue ne peut être interrompu et l’accès aux images doit être permanent puisqu’il conditionne tous les travaux comptables. Les images sont stockées sur le site. Ce dernier doit être parfaitement sécurisé : résistance aux attaques, sauvegardes, site de secours en cas de panne majeure, etc.

3.2 Les comptabilités

Les données comptables sont stockées chez le sous traitant et chez l’expert comptable au fur et à mesure de l’avancement des saisies. Le risque de perte est donc faible.

3.3 La pérennité

Le lien entre le cabinet et le sous traitant relève d’un véritable partenariat à long terme. L’installation d’une sous-traitance importante et bien rodée est un véritable investissement. Ce partenariat ne peut être rompu sans un préavis long et sans un processus contractuel de désengagement. Le sous traitant doit avoir la taille nécessaire en terme de ressources humaines et financières afin d’avoir l’indépendance nécessaire et la solidité suffisante en cas de problèmes.

4 La qualité des prestations

La qualité des prestations est un élément critique du choix du prestataire. Il faut donc rechercher les indicateurs qui vont permettre de s’assurer d’un niveau minimum de qualité. Le prestataire doit garantir et prouver l’existence d’un minimum de contrôles manuels ou automatisés (contrôles sur la réception et le traitement des images, la saisie, la TVA, l’affectation charges/immobilisations, les marges, les doublons, les séquences de numéro de factures, etc.) et de formation des personnels. Enfin, le dossier de travail est un élément important, il doit être adapté à la sous-traitance.

5 La transparence et la flexibilité du processus

Le Cabinet doit en permanence être informé de l’avancement des travaux, de la prévision des dates de sortie des travaux. En effet le collaborateur doit gérer la relation avec son client et les demandes de ce dernier. Le sous traitant doit donc proposer au minimum un accès permanent à son planning, et dans l’idéal une gestion de production partagée sur le site. De même, le sous traitant doit pouvoir gérer facilement les modifications de planning imposées par le client du cabinet lors des diverses urgences qui sont le lot quotidien des cabinets (dossier urgent pour la banque, cession, etc.)

6 La technicité du sous traitant

La gestion de la sous-traitance demande de la part du prestataire de fortes compétences informatiques, tant pour l’utilisation des divers logiciels de comptabilité utilisés, que pour la conception des multiples contrôles à mettre en place et que pour la gestion du site, plateforme d’échanges d’information entre le cabinet, ses clients et lui. Ce critère écarte les nombreux petits sous traitants n’ayant pas la surface nécessaire pour réaliser et maintenir ces investissements.