La « chasse » aux pièces manquantes constitue probablement l’une des tâches les plus chronophages d’une mission de présentation. Elle est aussi l’archétype de la tache sans valeur ajoutée

Les pièces manquantes

Les pièces manquantes sont identifiées à plusieurs
niveaux du process :

Les relevés de banque :

Les ‘trous’ dans la suite des relevés sont recherchés à chaque réception d’image de relevés. Un mail est aussitôt envoyé pour signaler les relevés manquants

Les factures de vente :

Un contrôle est effectué sur les numéros des factures de vente, afin de détecter les ruptures de séquence et les factures manquantes. Les anomalies sont aussitôt portées à la connaissance du responsable du dossier. Il décidera soit de porter à la connaissance de son client la non-conformité de la numérotation de ses factures et/ou pourra lui réclamer les factures manquantes

Les factures clients et fournisseurs

Elles sont identifiées comme manquantes après le traitement des banques, lors du pointage des comptes de tiers.
Les comptes de tiers présentant des mouvements financiers non lettrés avec des factures font l’objet d’une liste des factures fournisseurs et clients manquantes.

Les autres pièces

Les autres pièces manquantes sont identifiées également lors de la révision, et demandées de la même façon

La page des pièces manquantes sur le site

Les pièces manquantes sont rappelées sur le site, et les actions à mettre en œuvre sont listées pour chaque pièce.
La décision peut être : ‘ne rien faire’ ou ‘je vous envois la pièce’ ou ‘passer l’écriture suivante’ ou encore ‘je demande la pièce au client’
La liste des pièces à demander au client peut être extraite du site sur une feuille excel ou en format PDF, qu’il est possible de transmettre par mail au client immédiatement

La recherche des pièces manquantes peut être déléguée aux clients du cabinet

La page du site récapitulant les pièces manquantes peut également être accessible par le client qui prendra lui-même en charge l’envoi des pièces manquantes.
Ceci permet un gain de temps significatif sur le dossier