Scriptura propose un système de recherche, de consultation et d'archivage des images reçues.

La numérisation, la GED et l’archivage des images

Les images sont stockées et archivées pendant 3 ans sur les serveurs de Scriptura.

La GED de Scriptura

Chaque image porte un numéro unique qui permet d’identifier le scanner d’origine, à la date exacte de numérisation, le dossier et l’exercice concerné. La traçabilité est donc complète.

La richesse de la GED réside dans ses capacités de recherche d’images. Compte tenu de l’indexation faite par Scriptura, chaque image peut être recherchée selon de multiples critères: raison sociale, type de pièce, compte, montant, etc.

Vitesse de visualisation

Les images peuvent être visionnées très rapidement, en passant la souris sur les noms de fichiers, classés par catégories ou par compte.

Ce point est d’une grande importance pour la révision rapide des dossiers.

Téléchargement

Les images peuvent également être téléchargées, par type ou en totalité pour un dossier.

La numérisation des pièces est la première étape du processus qui va permettre d’éliminer la manipulation du papier et donc de gagner en temps, efficacité et sécurité.

Le coût de la manipulation du papier

La manipulation du papier coûte cher. La collecte, le tri, le classement, puis l’utilisation des dossiers papier coûtent de 5 à 10 heures par an et par dossier moyen, selon la périodicité de la manipulation. Si les pièces doivent être collectées chez le client, le coût et le temps de déplacement sont à ajouter. (voir article RFC PC)

La numérisation

La numérisation par le cabinet ne réduit pas le coût de collecte et de tri des pièces. En revanche, elle supprime le coût de classement et de manipulation ultérieure des pièces (saisie, recherche, révision), et réduit à peu de choses le coût de l’archivage.

Il faut ajouter le coût de la numérisation qui est d’environ 1.75 heure par dossier moyen de 800 pièces, et le coût de l’acquisition et de l’exploitation d’un scanner et d’un logiciel de gestion électronique des documents. La numérisation ne réduit pas vraiment les coûts directs, il s’ajoute aux coûts de collecte, tri et archivage temporaire. Son intérêt réside plus dans l’image de modernité donnée et dans les gains induits dans les coûts de partage, de stockages et de recherche des documents. Les gains sont d’autant plus importants que les volumes traités sont conséquents.

La numérisation par le client et traitée par Scriptura ou comment gagner facilement plus de 5 à 10 heures par dossier

La solution présentant le gain maximal pour le cabinet est de faire numériser par le client du cabinet.

Cela peut être fait en utilisant le site www.picdata.fr mis aux couleurs du cabinet, ou en installant un petit scanner chez le client avec envoi automatique des images à Scriptura. Le gain de collecte, tri et numérisation des pièces est immédiat, et peut être estimé à plus de 5 heures par dossier, par an.

En outre, Scriptura va trier et indexer les pièces qui seront disponibles sur le site, et pourront être recherchées selon de multiples critères (nature, date, numéro, nom du tiers, montant, etc.).