La saisie est la première étape du processus comptable. Elle est essentielle pour la qualité et la fiabilité des informations qui seront ensuite traitées.
Elle doit en conséquence présenter un certain nombre de caractéristiques:
La numérisation et l’envoi des images
Les images sont numérotées de manière unique dès leur réception sur notre serveur, et un mail accusé réception est envoyé pour contrôle.
Le contrôle des pièces à l’arrivée
Les images reçues font l’objet d’une vérification d’exhaustivité, de non redondance et de lisibilité. Un mail est systématiquement envoyé en cas de non-conformité
La saisie des informations comptables
Les informations comptables sont saisies en « double saisie à l’aveugle ». Le taux d’erreur est ainsi réduit à pratiquement zéro. Les libellés sont standardisés afin de faciliter les révisions ultérieures. Des mails de relance sont systématiquement envoyés en cas de pièces manquantes (relevés de banque, factures, etc.) De nombreux autres contrôles sont effectués tels que : TVA, régularité des pièces, séquence des factures,…
Les autres contrôles de la tenue
Notre objectif est de réduire au strict minimum les compte d’attente, et d’assurer la meilleure fiabilité possible à la saisie. Le rapprochement de banque est effectué, ainsi que le pointage des tiers. Un mémo est alors préparé qui liste les points en suspens, afin de faciliter la reprise du dossier par le responsable
La restitution
Les saisies sont restituées dans le logiciel du client, ou sur son serveur directement.
