Le cycle des achats

Compte tenu de la grande diversité des factures et documents fournisseurs, de la lenteur de la mise en place de leur standardisation et des procédures de transmission, le domaine fournisseurs reste celui où de gros gains de productivité sont encore possibles.
Le cout du traitement d’une facture fournisseur est encore de 15 € environ, dont plus de la moitié est liée à la validation de la facture, au suivi des litiges, à la circulation du papier. Il est possible de diviser ce cout par 2, voire 3, grâce à la dématérialisation, l’utilisation d’ERP performant, et la sous traitance des process à faible valeur ajoutée, et gros consommateurs de couts.

Coût de traitement d’une facture fournisseur papier : 13,80 €
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Estimation du coût de traitement standard d’une facture reçue (source Arthur D. Little pour Deskmon/Post@xess)

La dématérialisation

La dématérialisation des factures est la première étape qui va conduire à une réduction importante du cout de traitement, de circulation et d’archivage. C’est une étape obligatoire.

L’imputation et validation des factures fournisseurs

Les pièces étant dématérialisées, la saisie et l’imputation des factures fournisseurs peuvent se faire à distance, ainsi que leur validation. Cela suppose que les règles d’imputation et de validation soient claires. Les factures en litiges sont immédiatement adressées, par workflow, au service qui va les gérer.

La provision de fin de mois

Disposant des bons de commande et de réception, la provision pour la situation mensuelle peut être établie très vite après la fin du mois

Le Bon à Payer

Le process du ‘bon à payer’ peut également être sous-traité. Les contrôles à effectuer doivent être parfaitement identifiés et documentés lors de leur mise en œuvre. Les factures en écart sont envoyées immédiatement au service concerné.

La gestion des échéances fournisseurs

Les échéances fournisseurs sont le plus souvent gérer dans l’ERP. Cette gestion peut aussi être sous traitée.