Comment réduire ses coûts et libérer les énergies dans les cabinets

Quatre axes d’actions sont possibles pour atteindre ces objectifs, grâce aux nouvelles technologies.

1.   Réduire à zéro le coût de la manipulation du papier

Le coût de la manipulation du papier pour amener l’information comptable au poste de  saisie est estimé à près de 20% du coût total d’un dossier.  C’est évidemment beaucoup. En outre ce coût se compose essentiellement de coûts cachés : temps de secrétariat, frais de chancellerie, temps de manipulation et classement, etc. qui ne sont pas nécessairement repérés dans les feuilles de temps.

Ce coût peut être significativement diminué, voire réduit à presque zéro.

1.1    Intérêt de la dématérialisation et des logiciels de GED

La dématérialisation des pièces a pour avantage incontestable de réduire à peu de choses le cout de la manipulation des documents-images, de leur classement et archivage.

En revanche, des couts supplémentaires sont à prévoir : achat d’un scanner, d’un logiciel de gestion des images, de stockage numérique supplémentaire, et déstockage de sauvegarde. Ces couts ne sont pas les plus importants. Le cout le plus significatif reste celui de la réception des papiers, classement, préparation et numérisation, et indexation minimum pour pouvoir classer et rechercher les images. Les statistiques établies sur la numérisation de plusieurs milliers de dossiers traditionnels indiquent qu’il faut de 3 à 4 heures en moyenne  pour trier, préparer et numériser les 600 à 800 pièces d’un dossier moyen, reçues en plusieurs lots de petite quantité.

La dématérialisation ne se justifie que par le gain de temps généré par la manipulation et le classement des images par la production.

Plus la manipulation est importante et répartie entre plusieurs postes de travail et plus la dématérialisation se justifie. Les processus de traitements des factures fournisseurs dans les grandes entreprises en sont le parfait exemple. On peut parfois en douter dans les petites structures.

1.2    Faire numériser par le client

La solution évidente est de motiver le client pour qu’il assure lui-même la dématérialisation. L’immense majorité des entreprises possède un PC, un scanner et une connexion internet.  Compte tenu des gains réalisés par le cabinet,  il peut avoir une politique volontaire dans ce domaine. Proposer des scanners en location, à prix réduit, par exemple.  Il est aussi possible de présenter au client les avantages qu’il va pouvoir tirer de cette opération en lui donnant  accès au site du cabinet ou il trouvera ses images classées. De plus en plus de logiciel de GED proposent cette option.

2.    Réduire le cout du processus de saisie et de son contrôle

Le cœur du processus comptable réside dans l’intégration ordonnée des informations comptables dans un logiciel, sous forme d’écritures. Ces écritures font ensuite l’objet de contrôles tels que le rapprochement de banque, de TVA, le pointage des tiers, avant de passer les écritures de régularisation qui vont permettre l’établissement du résultat de l’exercice et l’état des actifs et passifs. Il existe plusieurs options pour réduire le cout de ce processus.

2.1    Améliorer la productivité grâce aux logiciels et à l’organisation interne

Les logiciels professionnels de comptabilité (Cegid, Sage, Cador Azur, etc.) ont fait d’immenses progrès depuis plus de 10 ans. Ils ont maintenant atteints un palier et ne feront plus de bonds technologiques avant quelques années. Les gains de productivité notables ne sont donc plus à attendre de ce côté.

Une meilleure organisation de la production peut encore faire gagner quelques points de productivité, voire plus. Cela suppose un investissement non négligeable en achat de logiciel, en formation et en temps de mise en place. Les solutions d’importation directe d’écritures bancaires permettent aussi d’améliorer le processus.

2.2    Externaliser la production pour une réduction forte et immédiate du cout.

L’externalisation du processus de production dans un pays à faible cout de main d’œuvre peut se mettre en place rapidement, selon le volume de dossiers à traiter et  la capacité du sous-traitant. Elle ne demande pas d’investissement particulier à l’exception d’un scanner, et du temps nécessaire à la numérisation. Ce temps peut être reporté sur le client, sous réserve d’avoir le site adéquat.

La sous-traitance  peut porter sur la saisie (incluant le rapprochement de banque et le pointage des tiers), ou au contraire sur le cycle comptable complet allant jusqu’à la liasse fiscale et au dossier de travail. Les couts sont en général de 20% à 50% du cout de la même prestation en France, selon le pays du sous-traitant, la qualité de la prestation et l’étendue de l’offre.  Le cout d’achat de la ligne sous traitée est important. Il doit certainement être significativement inférieur au cout en France, mais ce n’est pas l’enjeu majeur. Le plus important réside dans les heures de collaborateurs libérées et réaffectées à des taches à meilleure valeur ajoutée.

L’externalisation peut se faire à minima en envoyant simplement les images par mail. Elle sera de bien meilleure qualité si l’externalisateur propose un site collaboratif permettant la récupération et la gestion des images, ainsi que d’autres fonctionnalités facilitant le suivi de la sous-traitance et proposant une offre aux clients du cabinet, sous les couleurs de ce dernier.

2.3    Externaliser la chasse aux pièces manquantes

La recherche des pièces manquantes est une tâche chronophage tout au long du processus de comptabilisation.  Si le sous-traitant dispose d’un site évolué, qui peut être mis aux couleurs du cabinet, la liste des pièces manquantes peut y être affichée afin que le client puisse y répondre directement sans l’intervention du cabinet, pour l’essentiel. Un gain notable de temps est donc, là encore, réalisable.

3.    Préparation du bilan

Cette phase est celle qui consomme le plus la ressource rare de collaborateur expérimenté. Elle constitue de 20% à 30% du cout total du dossier, et bien plus si ce rôle est assuré par l’expert.

L’externalisation de cette phase permet de réduire le cout de production, mais surtout de « libérer » du temps rare et cher, pour l’affecter sur de nouvelles missions.

4.    Réunion bilan

Pour la réunion bilan, il existe des outils de support de présentation automatisés, de bonne qualité, qui permettent de professionnaliser ce moment important avec le client (voir « bilan imagé » de RCA). Mais, au-delà, il est possible, comme le font déjà certains, de tenir cette réunion à distance grâce aux logiciels de Visio conférence.

Skype est le plus simple et le plus répandu. WebEx, Gotomeeting, Team Viewer sont des logiciels de qualité  professionnelle.