Les relations administratives avec les fournisseurs nécessitent un investissement administratif important

La gestion du compte fournisseur

L’approbation de la facture et le bon à payer

La facture du fournisseur doit être validée avant d’être payée. La validation permet de contrôler sur la facture l’accord obtenu sur les prix avec le bon de commande, de vérifier que les quantités commandées sont bien reçues et correspondent à la qualité promise (bon de réception). D’autres critères peuvent être pris en compte : respect des délais, régularité de la forme de la facture, des autorisations de dépense préalables, etc. Ces éléments sont à préciser contractuellement.

La gestion des litiges

Les écarts mis en évidence lors de l’étape de validation, doivent être ‘catégoriser’ et traités selon des procédures établies. Celles-ci doivent être écrites. Selon les cas identifiés, la résolution du litige sera la responsabilité de l’un ou l’autre acteur.

Le suivi des échéances et la trésorerie

Une fois la facture validée, le montant à payer doit être intégré dans le module de gestion des paiements et donc intégré dans la gestion de trésorerie